Asistente de la Dirección Ejecutiva

Voces Unidas de las Montañas y Fondo de Acción de Voces Unidas

Cargo: Asistente del director general

Reporta a: Director general

Ubicación: Oficinas de Denver o Glenwood Springs.

Horario: Jornada completa

Nuestra Misión

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Estamos trabajando para crear una región montañosa central más equitativa donde las latinas y los latinos prosperen, participen y lideren en todas nuestras comunidades. Hacemos esto creando oportunidades para que las latinas y los latinos aboguen por sí mismos, participen activamente en todas las instituciones cívicas y asuman roles de liderazgo en todas las mesas de toma de decisiones. También estamos construyendo y aumentando el poder político y comunitario en la región a través de nuestro Fondo de Acción y otras organizaciones afiliadas.

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Nuestras Organizaciones

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Con sede en Glenwood Springs, Voces Unidas fue la primera organización de defensa creada, dirigida y al servicio de latinos en la región central de las montañas de Colorado. Operamos en los condados de Garfield, Pitkin, Eagle, Lake y Summit. Voces Unidas incluye cuatro organizaciones separadas, todas las cuales trabajan de forma independiente para lograr la misión general. Obtenga más información en www.vocesunidas.org y www.vocesunidasaction.org.

El Puesto

El asistente del director ejecutivo es responsable de proporcionar apoyo integral al director ejecutivo, a Mesa Directiva y al equipo directivo, así como de gestionar las operaciones de la oficina de la organización. Este dinámico puesto requiere la capacidad de anticiparse a las necesidades, pensar de forma crítica y ofrecer soluciones a los problemas con un alto nivel de profesionalidad y confidencialidad. Este puesto puede tener su sede en la oficina de Denver o en la de Glenwood Springs. Es posible que se requieran viajes ocasionales a las distintas oficinas. 

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Responsabilidades

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• Proporcionar una gestión sofisticada del calendario del director ejecutivo. Priorizar las consultas y solicitudes, al tiempo que se resuelven los conflictos; emitir juicios y recomendaciones para garantizar el buen funcionamiento de las actividades diarias.

• Actuar como enlace y proporcionar apoyo a la Mesa Directiva. Organizar y gestionar toda la logística de las reuniones y eventos de la Junta: programar reuniones; redactar órdenes del día; elaborar, recopilar y distribuir materiales de presentación; y levantar acta de las reuniones en nombre del secretario de la Junta. Cumplir con las normas y reglamentos aplicables establecidos en los estatutos en lo que respecta a los asuntos de la Junta.

• Realizar una amplia variedad de tareas administrativas que faciliten la capacidad del director ejecutivo para dirigir eficazmente la organización, entre las que se incluyen: ayudar en proyectos especiales; diseñar y elaborar documentos, informes y presentaciones complejos; recopilar y preparar información para reuniones con el personal y terceros; redactar y preparar correspondencia; mantener listas de contactos; organizar viajes; y completar informes de gastos y kilometraje.

• Servir como principal punto de contacto para los grupos internos y externos en todos los asuntos relacionados con el director ejecutivo, incluidos aquellos de naturaleza altamente confidencial o crítica. Priorizar y determinar el curso de acción, la remisión o la respuesta adecuados, ejerciendo el criterio para reflejar el estilo del director ejecutivo y la política de la organización.

• Trabajar en estrecha colaboración con el director general para mantenerlo bien informado de los próximos compromisos y responsabilidades, realizando el seguimiento adecuado. Actuar como «barómetro», teniendo un sentido de los problemas que se producen en el entorno y manteniendo al director general al día. Anticiparse a las necesidades del director general antes de las reuniones, conferencias, etc.

• Coordinar todas las reuniones y retiros del equipo ejecutivo y ayudar con las reuniones y eventos del personal según sea necesario.

• Gestionar todos los aspectos de los servicios administrativos de la organización. Evaluar y ayudar a desarrollar políticas y procedimientos administrativos para mejorar el flujo de trabajo y anticipar las necesidades futuras a medida que la organización crece. Ayudar en la selección de proveedores y en la compra de equipos, servicios y suministros necesarios para el funcionamiento de la organización.

• Apoyar al director ejecutivo y al consultor de desarrollo en las relaciones con los donantes y la gestión de subvenciones, incluyendo la correspondencia, el envío de cartas de agradecimiento y el seguimiento de las obligaciones de presentación de informes.

• Colaborar con el director general para desarrollar, actualizar y supervisar el progreso de los planes estratégicos y operativos de la organización.

• Asistencia con informes y presentaciones ante organismos estatales y federales.

• Apoyo en la introducción de datos, nóminas y reembolsos a empleados, contabilidad básica y archivo general.

• Proporcionar apoyo en la gestión de eventos según se solicite.

• Contestar el teléfono principal y responder a las consultas.

• Procesar y distribuir el correo diario.

• Otros proyectos/tareas que se le asignen en beneficio general de la organización.

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Habilidades, experiencia y cualificaciones requeridas para el puesto

• Alineación con la misión de Voces Unidas; 

• Pasión por la organización comunitaria y la construcción de movimientos;

• Licenciatura;

• Se requiere de 1 a 3 años de experiencia profesional.

• Se prefiere la experiencia y el conocimiento del sector de la abogacía sin ánimo de lucro;

• Alto grado de profesionalidad en el trato con diversos grupos de personas, incluidos miembros de la junta directiva, altos ejecutivos, funcionarios electos, donantes, personal y líderes comunitarios.

• Capacidad para completar un gran volumen de tareas y proyectos con poca o ninguna orientación.

• Capacidad para reaccionar con el nivel adecuado de urgencia ante situaciones y acontecimientos que requieren una respuesta o reacción rápida.

• Capaz de mantener un alto nivel de integridad y discreción en el manejo de información confidencial.

• Es esencial tener un excelente criterio.

• Capacidad para cambiar de marcha en cualquier momento.

• Gran capacidad de organización y adaptabilidad que reflejen la capacidad de cumplir y priorizar exigencias contrapuestas en un entorno en constante cambio;

• Capacidad demostrada para anticipar, identificar y resolver problemas de manera oportuna;

• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y profesional, tanto verbal como escrita

• Profesionalidad y criterio positivos y de colaboración;

• Capacidad para viajar ocasionalmente a todas las oficinas, según sea necesario; 

• Preferiblemente, experiencia de trabajo con comunidades de habla hispana.

• Se prefiere, pero no es obligatorio, el dominio del inglés y el español.

Salario y Beneficios

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• Salario inicial: entre 45 000 y 55 000 dólares, dependiendo de los años de experiencia pertinentes.

• Tiempo muy generoso para el cuidado personal

• Seguro médico o estipendio para apoyar otra cobertura de atención médica

• Forfait o estipendio para actividades recreativas (¡estamos en las montañas!)

• Otro 

Cómo Postularse

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Envíe una carta de presentación y su currículum por correo electrónico a alex@vocesunidas.org y utilice «Asistente» en el asunto del mensaje.

El puesto permanecerá abierto hasta que se cubra.